5 Cara untuk Menjaga File Anda Di Bawah Kontrol

pict via maxmanroe.com

Komputer Anda adalah hutan digital. Ada terlalu banyak file, dan semuanya ada di mana-mana. Dan ketika Anda ingin mencari file desain, itu menjadi hampir mustahil. Jadi bagaimana Anda menjaga file Anda agar tidak lepas kendali?

Untungnya, tidak sulit untuk mengontrol file desain Anda. Beberapa akal sehat, dengan sedikit disiplin diri, dan ulangi. Sama seperti menyikat gigi: begitu Anda terbiasa melakukan hal-hal ini, Anda bahkan tidak akan menyadarinya. Anda secara alami akan menjaga komputer dan file desain Anda tetap terkendali.

Baiklah, berikut adalah 5 cara efektif untuk menjaga file Anda tetap terkendali.

1. Hapus file yang tidak perlu dengan kejam

Yang ini mungkin tampak seperti menampar dahi, tetapi terkadang langkah yang paling masuk akal diabaikan. Lupakan perangkat lunak produktivitas apa pun, dan alur kerja perampingan file, dan omong kosong produktivitas lainnya: cukup hapus file lama dan tidak perlu.

Ini sama dengan membersihkan kamar Anda atau mengatur file fisik Anda. Anda memeriksa barang-barang Anda, dan ketika melihat suatu barang, Anda memutuskan: apakah ini relevan dengan sesuatu yang penting? Jika tidak, Anda dengan kejam membuangnya. Begitulah cara Anda tetap teratur: dengan meminimalkan jumlah barang yang Anda miliki. Tidak ada trik atau rahasia.

Demikian pula, saat Anda menelusuri file di komputer Anda, putuskan apakah masing-masing masih relevan atau penting. Jika tidak, hapus dengan kejam – Anda tidak akan membutuhkannya lagi, dan itu hanya mengacaukan tempat kerja digital Anda. Biasanya, file-file ini adalah file proyek lama seperti draft sebelumnya atau desain yang sudah ketinggalan zaman.

Itu bagus dan semuanya, tetapi kapan Anda harus menghapus file lama dan tidak perlu dengan kejam? Lagi pula, hampir semua orang benci membersihkan kamar mereka.

Nah, seperti cara Anda dapat meminimalkan harus menjadwalkan pembersihan kamar Anda adalah dengan merawat suatu objek segera setelah Anda menemukannya, demikian juga Anda harus memutuskan apakah Anda perlu menghapus file ketika Anda menemukannya. Ini membawa kita ke #2…

2. Segera ambil tindakan pada file yang Anda temui

Cara terbaik untuk menghindari keharusan menjadwalkan penyortiran dan pembersihan file desain komputer Anda adalah dengan tidak membuatnya diperlukan. Setiap kali Anda menemukan file, ambil tindakan segera.

Tapi tidak diragukan lagi Anda punya banyak hal yang harus dilakukan, tempat yang harus dikunjungi. Anda tidak dapat meninggalkan semua yang Anda lakukan dan mengurus setiap file yang Anda temui. Jadi bagaimana Anda memutuskan kapan harus mengambil tindakan? Gunakan aturan 5 menit: jika mengambil tindakan segera pada file akan memakan waktu 5 menit atau kurang, urus segera setelah Anda menemukannya.

Terdengar akrab? Itu karena ini "dipengaruhi" oleh buku populer David Allen, GTD: Getting Things Done. Di dalamnya, dia mengatakan Anda dapat menghindari mengumpulkan daftar tugas yang panjang dengan segera menangani tugas yang Anda hadapi selama itu tidak lebih dari beberapa menit.

Ini juga berlaku untuk file desain komputer Anda:

- Menemukan logo setengah jadi? Bungkus dan kirimkan.

- Hampir selesai dengan sepotong kode? Selesaikan itu.

- Punya sekelompok file yang tidak Anda yakini lagi diperlukan? Telusuri, putuskan, dan hapus jika perlu.

3. Konsolidasikan file jika memungkinkan

Ini adalah hal yang sederhana. Jika Anda entah bagaimana dapat menggabungkan dua atau lebih file menjadi satu, maka Anda secara alami akan memiliki lebih sedikit file. Dan lebih sedikit file sama dengan lebih sedikit kekacauan.

Manfaat lain dari mengkonsolidasikan file adalah menjadi lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda cari. File Anda menjadi lebih terorganisir. Bagaimana? Anda secara alami akan memiliki konten yang relevan semua dalam satu file, jadi tidak perlu berburu banyak file yang berkaitan dengan proyek yang sama.

Bagaimana cara Anda mengkonsolidasikan file Anda?

- Untuk teks, cukup salin/tempel konten terkait dari beberapa file ke dalam satu file teks utama.

- Untuk desain visual, Anda dapat menyalin/menempelkan berbagai elemen dan variasi ke dalam satu file grafik utama.

Setiap aplikasi grafis besar dan kecil mendukung lapisan dan pelabelan serta pengelompokannya, jadi manfaatkan itu. Ini bisa berupa variasi logo, atau beberapa aspek dari desain yang lebih besar – semuanya dalam satu file grafik.

Memang, tidak semua jenis file atau konten dapat digabungkan. Kode, misalnya. Jadi itulah mengapa hal di atas diberi judul “bila memungkinkan” – lakukan yang terbaik yang Anda bisa, dan jumlah berapa pun yang membantu mengurangi jumlah file adalah keuntungan bersih.

4. Miliki folder sesedikit mungkin

Buat hanya beberapa folder untuk jenis pekerjaan Anda, dan buatlah kategori secara umum mungkin. Alih-alih mendapatkan ceruk dengan folder yang tak terhitung jumlahnya dipecah, cukup miliki hal-hal seperti 'logo' dan 'situs web'. Atau Anda dapat memiliki folder untuk setiap proyek, dan semua jenis file yang terkait dengannya ada di sana.

Kenapa melakukan ini? Dua alasan:

- Tidak ada kelumpuhan keragu-raguan: apakah file itu logo, barang situs web, atau bagian dari proyek? Buang saja di folder masing-masing dan selesai.

- Filter anti-terlalu banyak file: ketika Anda melihat folder terisi terlalu banyak file, Anda akan cenderung menghapus yang lama dan tidak perlu. Mirip dengan melihat terlalu banyak barang di kamar Anda, daripada menyembunyikannya di laci dan ruangan lain.

Hindari terlalu spesifik dengan nama dan kategori folder. Semakin spesifik Anda memberi nama folder, semakin banyak kategori yang Anda miliki. Dan dengan lebih banyak kategori, Anda harus memutuskan ke mana file baru itu pergi.

Kemungkinannya tidak cocok hanya dengan salah satu dari mereka, jadi Anda akan memilih salah satu secara sewenang-wenang. Kemudian ketika saatnya untuk mengatur lebih banyak file, Anda akan memikirkan kembali kategori mana yang Anda pilih dengan file serupa terakhir kali. Belum lagi tidak mengetahui dengan jelas kategori mana yang dimiliki setiap file.

Mengapa tidak menggunakan sistem penandaan saja? Maka Anda dapat menghapus folder sama sekali, bukan? Secara teori, ini seharusnya berhasil, pada kenyataannya, ini akan mendorong Anda untuk membuat dan menyimpan terlalu banyak file.

Inilah yang akan terjadi:

- Anda menandai file awal Anda, merasa senang bahwa Anda akan dapat menemukannya dengan mudah nanti dengan mencari melalui tag.

- Anda menjadi liberal dengan tag dengan membuat terlalu banyak tag yang terlalu spesifik – ini karena kelumpuhan keragu-raguan karena Anda tidak dapat memilih antara dua tag dan memutuskan untuk membuat yang baru khusus untuk satu file itu.

- Anda akhirnya memiliki terlalu banyak tag yang membuat Anda kesulitan menemukan barang.

Yang lebih buruk adalah karena Anda tidak merasa perlu untuk menjaga jumlah file Anda tetap rendah, Anda sekarang memiliki lebih banyak file daripada jika mereka terus-menerus terlihat di folder umum yang Anda cari.

5. Singkirkan fitur pengaturan otomatis

Fitur pengorganisasian otomatis (pikirkan fitur auto-rename-and-sort iTunes tetapi diterapkan ke semua file) adalah musuh untuk menjaga file tetap terkendali. Mereka mendorong pembuatan dan penyimpanan file yang bebas. Meskipun pada awalnya tampak baik-baik saja, semakin banyak file yang Anda miliki, semakin sedikit Anda tahu di mana semuanya.

Mengapa tidak menghapus file saja saat sudah tua atau tidak perlu? Fitur pengaturan otomatis akan mendorong Anda untuk tidak menghapus. Semacam seperti fitur tidak pernah-hapus-hanya-pencarian Gmail. Tetapi tidak seperti email, di mana Anda hanya memiliki satu jenis konten (teks) dan dengan demikian mudah dicari, file Anda sulit untuk dicari dengan cara ini.

Tidak ada cara sederhana untuk mencari di dalam konten, terutama untuk file visual dan audio. Jadi satu-satunya hal yang harus Anda kerjakan adalah nama file dan mungkin beberapa deskripsi meta yang ditandai di atasnya. Itu resep untuk file yang berlebihan.

Dengan tidak menggunakan fitur pengaturan otomatis apa pun, Anda akan bertanggung jawab atas setiap file yang Anda buat. Anda akan melihatnya dan memperhatikannya setidaknya sekali, jadi Anda akan lebih sadar akan setiap file di komputer Anda. Dengan cara ini, Anda akan merasa lebih baik saat file Anda lepas kendali – dan saat Anda harus menghapusnya dengan kejam.

Sumber : Hongkiat.com